מגרסה

כצרכנים, רוכשים ובעלי עסקים, אנו מבצעים עסקאות, רכישות והסכמים באופן רציף. עורכי דין מסבירים שכל קבלה או חשבונית של עסקה מהווים למעשה מעין חוזה (בין המוכר לבין הקונה). בכל משרד נערמים מסמכים כגון תעודות משלוח, קבלות, הזמנות. בכל בית נוהגים לקבל בדואר או להדפיס פירוט של דוח מקוון: של תוכניות חיסכון, דיווחים מקופות הגמל. כל מוצר חשמלי שאנו רוכשים מאפשר לנו לדרוש תיקון על סמך תעודת אחריות. וזו הנקודה, אנו למעשה טובעים בתוך ניירת. נסביר כמה זמן באמת צריך לשמור את המסמכים השונים והניירת בבית או בבית העסק. 

מדוע ומתי כדאי להשתמש במגרסה

קבלות, מסמכים, חשבוניות, דפי בנק, הזמנות, תעודות משלוח, תדפיסי אשראי או מכתבים מהבנק לא כדאי להשליך לפח. כאשר עובר פרק הזמן הרצוי, שנתאר בהמשך, כדאי להשמיד את המסמכים שנושאים מידע חשוב. לא כדאי שפרטים כמו מספר תעודת הזהות, מספר חשבון הבנק או פרטי החסכונות שלכם יגיעו לגורמים לא רצויים. חברת PenPall מציינת שאם יש לכם במשרד מגרסת נייר משרדית, תוכלו לגרוס הכל במשרד. ואם לא, תוכלו לרכוש מגרסה ביתית, שמספיקה בדרך כלל ליחידים או למשפחות. 

לשמור חכם מסמכים מבנקים ומחברות ביטוח 

ככלל, מסמכים שונים מומלץ לשמור לתקופה של 7 שנים. זוהי התקופה שמוגדרת בחוק כתקופת התיישנות. אולם לא תמיד יש עסקה בעלת תאריך מוגדר שממנו אפשר למנות את התקופה הזאת. למשל תוכניות חיסכון יכולות להימשך שנים רבות וכך גם הלוואות. חסכונות פנסיוניים גם הם מוצרים פיננסיים שמלווים אותנו לפעמים לאורך כל חיינו הבוגרים. אז מה עושים כדי לשמור חכם ולא לטבוע בניירת? שומרים רק דוחות של סיכומים חשובים ולא כל פיסת ניירת (שאותה אפשר לגרוס). דוגמאות:

תוכניות חיסכון בנקאיות – לשמור את הדוח האחרון של יתרת החיסכון, בהנחה שהוא תואם את הסכום שחסכתם ואין טעות. אם יש ספק, שמרו גם את הדוח הקודם. 

פנסיה – לאורך השנה שמרו את הדוחות התקופתיים, שהם הדוחות הרבעוניים ודוח מסכם של כל שנה. 

ביטוחים – ביטוח דירה מחדשים בכל שנה, כך שאת הדוחות הישנים לא חייבים לשמור מעבר לתקופת התיישנות. ביטוח חיים וביטוחי בריאות, שמרו את הפוליסות כל עוד הן בתוקף. גם עדכונים שנתיים מומלץ לשמור. 

תנועות חשבון (תדפיס עו"ש) אפשר להפיק דרך הבנק גם לשנים אחרונות (לפי ההתיישנות, בדרך כלל 7 שנים). קחו בחשבון ששירות כזה כרוך בעמלה. 

תדפיסי אשראי – שמרו ל-7 שנים. 

תדפיסי הלוואות ומשכנתאות – מומלץ לשמור על עוד ההלוואה לא הסתיימה. אם יש שעבוד או משכון, שמרו עד שהמשכון מוסר. רק כשהרכב או הדירה נקיים משיעבוד אפשר לגרוס את המסמכים. 

 

מסמכי עסקה ותעודות אחריות 

מסמכי עסקה כגון קבלות וחשבוניות וגם תעודות אחריות, אל תמהרו לגרוס. לפני שתקחו מגרסת נייר משרדית ותגרסו, שימו לב לכללים הבאים:

כל קבלה או חשבונית שמרו לפחות עד שראיתם שהמוצר שרכשתם תקין. השתמשו בו כמה פעמים לפחות. 

מוצר שרוכשים עם תקופת אחריות, שמרו את הקבלה ביחד עם תעודת האחריות, עד שהאחריות מסתיימת. 

מסמכים עסקיים כגון חשבונית מס או קבלה, צריך לשמור בהתאם לתקופת ההתיישנות. במקרה של ספק, התייעצו עם מנהל חשבונות, יועץ המס או רואה החשבון שלכם. כללי רשות המיסים עשויים לכלול סייגים או הערות לגבי עוסקים או חברות מסוימים.

ראינו, אם כן, מה עושים עם ניירת שהתיישנה. בחלוף הזמן, באמצעות מגרסת נייר משרדית או ביתית, אפשר להשמיד את המסמכים שכבר לא צריך ושמים סוף לבלגן.